5 Design Sprint Methoden für den Alltag im Büro

Wenn wir Teams mit Design Sprints unterstützen, ist ein großer Wunsch vieler Teilnehmer, alltagstaugliche Design Sprint Methoden kennenzulernen. Für viele stellt jedoch der Design Sprint eine besondere Situation dar, weil sie in ihrem Alltag selten so intensiv mit einem so großen Team an einem Thema arbeiten können. Trotzdem kann man viele Design Sprint Methoden auch in der täglichen Arbeit im Büro nutzen. Deswegen haben wir für euch 5 Design Sprint Methoden zusammengestellt, die man auch im Alltag nutzen kann:

 

1. Design Sprint Methode: Wochenziele setzen

Der Start in jeden Design Sprint und das wichtigste Ergebnis am ersten Tag ist es, Transparenz über die Ziele der Woche zu haben. Ohne ein konkretes Ziel ist es schwierig, zu messen, ob das Team gerade auf dem richtigen Weg unterwegs ist. Das Explizit Machen der Ziele hilft jedem Sprintteilnehmer, dies jederzeit sicherzustellen. Wir hängen dafür die Sprintziele sehr prominent im Sprintraum auf.

Auch im Alltag kann man seiner Woche Ziele geben. Natürlich ist es dabei nicht immer möglich, wie im Design Sprint, 100% der eigenen Zeit in die Wochenziele zu investieren. Trotzdem können sie als Highlight für die Woche genutzt werden, mit dem bemessen werden kann, ob die wichtigsten Ziele der Woche erreicht wurden (mehr zum Thema Highlight in Jake Knapps & John Zeratskys großartigem Buch Make Time). Wochenziele können dabei ganz unterschiedliche sein: Vom Schreiben eines Blogposts, Präsentieren einer neuen Idee vor Teammitgliedern über einem wichtigen Gespräch mit einem Kunden zu Durchrechnen eines Business Cases kann alles als Wochenziel herhalten. Wichtig ist es, dass man am Ende der Woche klar entscheiden kann, ob das Ziel erreicht wurde oder nicht. Wir empfehlen Wochenziele genauso wie Sprintziele, transparent zu machen und gut sichtbar im Raum aufzuhängen. Um ein Wochenziel noch besser zu definieren – besonders bei sehr großen Zielen – ist es hilfreich, das Wochenziel in Tagesziele runterzubrechen. So kann man auch bei spontanen Planänderungen schnell wieder einsteigen.

Ein Beispiel für Design Sprint Methoden Wochenziel auf Tagesziele runtergebrochen

2. Design Sprint Methode: Together-Alone

Für uns ist Together-Alone nicht nur eine Methode, sondern schon ein Grundsatz der Zusammenarbeit in Teams. Immer wieder berichten uns Teilnehmer, dass sie sich im Alltag bei der Zusammenarbeit im Team oft in Diskussionen verlieren. Auch wir haben manchmal Situationen in unserer Zusammenarbeit, bei denen wir viel miteinander hin und her diskutieren und am Ende nichts zu Papier bringen. Unsere Lösung für diese Situationen im Sprint ist Together-Alone. Statt über mögliche Learnings, Lösungen und Detaillierungen zu diskutieren, greift sich jeder Papier und Stift und schreibt bzw. malt auf. Wir nutzen diese Methode in ganz unterschiedlichen Situationen, wie bei stillen Brainstormings, Sammlungen von Erwartungen, Ausarbeitung von Ideen oder der Synthese von Interviews. Nachdem jeder für sich gearbeitet hat, werden die Ergebnisse an die Wand gebracht. Negative Effekte von Brainstormings, wie zum Beispiel die Angst von Anderen bewertet zu werden, verhindern wir, indem wir die Ideen anonym vorstellen. Besonders in Gruppen mit besonders lauten Teilnehmern hilft die Methode, damit alle Stimmen im Raum gehört werden. Wenn wir zu einer Entscheidung kommen müssen, nutzen wir ein Dot-Voting, um die Ergebnisse zu priorisieren.

Im Alltag kann kann man diese Design Sprint Methode immer verwenden, wenn man in der Gruppe arbeiten möchte. Dadurch entstehen greifbare Ergebnisse, auf die man damit später aufgebauen und zurückgreifen kann. Together-Alone hilft auch sehr gut in Meetings. Statt in Diskussionen zu verfallen, bittet man die Teilnehmer erstmal getrennt voneinander ihre Gedanken zu Papier zu bringen und diese Gedanken danach geordnet vorzustellen.

3. Design Sprint Methode: „Wie Können Wir“-Fragen

Die „Wie Können Wir“-Fragen (meist bekannt als „How Might We“-Questions) ist der Klassiker der Design Sprint Methoden. Dabei wird ein Problem, welches in Recherchen identifiziert oder in Interview aufkommt, in eine Herausforderung übersetzt. Dies funktioniert, indem man das Problem umformuliert in einen Satz, der mit “Wie Können Wir…” (oder “How Might We…”) beginnt. Wir notieren diese Sätze dann jeweils auf Post-Its. Bei Experteninterviews oder beim Vorstellen von Inspirationen zu Anfang eines Sprints, nutzen wir diese Methode gemeinsam mit der Design Sprint Methode Together-Alone – das heißt, jeder achtet für sich auf mögliche Probleme und schreibt diese per “Wie Können Wir”-Frage als Herausforderung auf. Durch die Formulierung als Herausforderung wird das Problem anfassbar und lösbar. Außerdem wird durch das “Wir” das Gruppengefühl gestärkt.

Auch im Alltag kann diese Methode helfen, um eine gleiche Sprache im Team zu finden. Durch die wiederholende Formulierung werden Aufzeichnungen vergleichbarer und verständlicher für die Teammitglieder. So nutzen wir oft “Wie Können Wir”-Fragen auch bei Recherchen, um aus Fachtexten neue Herausforderungen für unsere Projektteams zu generieren oder um umsetzbare Notizen zu schreiben. Die Formulierung als Herausforderung motiviert dabei, das Problem anzugehen, statt zu lange in einem negativen Modus zu verweilen.

Anleitung, wie man Design Sprint Methoden "Wie können wir"-Fragen aus einem Problem umformt

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4. Design Sprint Methode: Design Review

Eine schnelle, konstruktive Art und Weise, auf Arbeitsstände Feedback zu bekommen, sind Design Reviews. Diese Methode nutzen wir besonders gerne in Design Sprints. Einerseits ermöglicht sie, in sehr kurzer Zeit qualitativ hochwertiges Feedback zu generieren und gleichzeitig entspricht sie unserem Grundverständnis von Together-Alone: Zunächst arbeitet jeder für sich selbst aus und bekommt dann die Möglichkeit, von Feedback & Ideen anderer zu lernen. Um ein Design Review durchzuführen, ist es wichtig, dass die Ideen möglichst für sich selbst sprechen. Wir testen dies, indem wir als Moderatoren die Ideen vorstellen oder einfach unkommentiert an die Wand hängen. Während des Design Reviews nutzen wir 3 Symbole, Herz (Positiv), Blitz (Problem) und Glühbirne (Idee), um das Feedback schnell einzuordnen. Dabei wird das Feedback auf Post-Its aufgeschrieben und ohne Diskussionen an die Ideen gehangen. Es sollte selbsterklärend und so detailliert wie möglich sein. Pauschale Aussagen wie “Das Design ist hässlich” oder “Versteh ich nicht” helfen dabei nicht weiter.

Wir nutzen Design Reviews auch im Alltag gerne möglichst früh, um genug Zeit zu haben, dass Feedback in unsere Arbeit einzuarbeiten. Tatsächlich ist auch dieser Artikel mittels Design Review entstanden. Die Methode eignet sich auch besonders gut für Powerpointpräsentationen. Dafür druckt man die Folien aus, hängt sie an die Wand und fragt 2-3 Kollegen, ob diese per Design Review Feedback geben können.

Ein Beispiel für Design Sprint Methoden - Design Review

5. Design Sprint Methode: Time Keeping

Dies ist vielleicht die Methode, die am meisten auf der Hand liegt, aber zu unserer Überraschung wird Time Keeping bei unseren Teilnehmern immer wieder in Retrospektiven als besonders positiv genannt. Wir arbeiten möglichst viel mit unserem Time Timer und mit genauen Zeitvorgaben zu den Übungen. Das hilft uns einerseits, unsere Sprinttage besser zu planen und die Zeit nicht aus den Augen zu verlieren. Andererseits ist es aber auch eine gute Methode, um etwas mehr Druck in der Gruppe aufkommen zu lassen und so frühzeitig Arbeitsergebnisse auf den Punkt zu bringen.

Auch im Alltag nutzen wir diese Methode immer wieder, wobei wir uns dann gerne Zeitmanagement Methoden wie der Pomodoro-Technik bedienen. So können wir unnötige Ablenkungen wie Smartphones und Nachrichtenseiten für eine zeitlang zur Seite legen und uns voll und ganz auf eine Tätigkeit zu konzentrieren. Wichtig ist es dabei, dies auch Kollegen im direkten Umfeld transparent zu machen, denn in dieser Zeit gilt die volle Konzentration nur diesem Thema. Auch in Meetings kann Time Keeping eine sehr gute Methode sein, um aus der kurzen Zeit, die man hat, das Beste zu machen. Wir empfehlen dabei immer, lieber die Zeit erstmal etwas kürzer anzusetzen, als man im ersten Moment glaubt. So kann man die Meeting noch effektiver nutzen.

 

Design Sprint Methoden einfach mal ausprobieren

Bei Desing Sprint Methoden im Alltag ist es wie bei Design Sprints – wichtig ist es verschiedenes Auszuprobieren und das richtige Set-Up zu finden. Schon mit einfachen Methoden, wie einer Teamarbeit mit Together-Alone oder Feedback per Design Review erhöht die Effizienz der Zusammenarbeit enorm! Probier es einfach aus!

Falls du noch mehr Fragen zu Design Sprints hast, schau dir einfach mal unsere Design Sprint FAQs an oder melde dich einfach bei uns!