DESIGN SPRINT - Fragen die immer wieder auftauchen

In einem Design Sprint kommen Teams für 5 Tage zusammen, um konzentriert an einem Projekt zu arbeiten. Meist nehmen sich Teams für die 5 Tage eine sehr ehrgeizige Fragestellung vor – schließlich soll sich der große Zeitaufwand lohnen. Das Besondere an dem Workshop-Format ist, dass es, trotz seiner Länge, sehr strukturiert moderiert wird. Es gibt klare Zeitfenster für bestimmte Schritte – einerseits für die einzelnen Tage, aber auch innerhalb der jeweiligen Tage. Nötige Entscheidungen werden durch die Moderation herbeigeführt. Dadurch nimmt ein Design Sprint eine enorme Geschwindigkeit auf.

Wir sind selbst immer wieder überrascht, wie viel Inhalt eine kleine, gut aufgestellte Gruppe in wenigen Tagen erarbeiten kann. Vorausgesetzt, alle können sich voll auf das Sprintthema konzentrieren und werden gut moderiert.

Konkret geht das zum Beispiel so: Ein Team kommt zusammen und will an einer Idee für ein neues Produkt arbeiten. Gemeinsam schaut man sich die Idee des Teams an und arbeitet heraus, wie das Produkt Menschen helfen soll. Um genau das zu überprüfen, baut man Prototypen des Produktes und testet diese mit potentiellen Nutzern. Durch die Nutzertests werden dabei alte Denkmuster und vorherige Annahmen über Wünsche der Nutzer aufgebrochen. Für viele Teams ist es gleichzeitig ein Format, das eigene Produkt ausarbeitet und ein Reality Check dazu, ob sie auf dem richtigen Weg sind.

Prototypen bauen und Nutzertests gehören bei Designern zum Handwerkszeug: es sind „Designerkompetenzen“. Daher kommt auch der Name „Design Sprint“. Entwickelt wurde die Methode durch Jake Knapp, um Startup-Ideen im Google Ventures Programm in kurzer Zeit weiterzuentwickeln. Daraus entstand dann das Buch “Sprint”, welches er gemeinsam mit John Zeratsky und Braden Kowitz geschrieben hat. Dies bedeutet jedoch nicht, dass sich dieses Format auf „Design-Aufgaben“ wie ein intuitives Interface oder ein neues Logo beschränkt. Eine guter Sprint Challenge basiert immer auf Businesshypothesen oder Hypothesen über Nutzerverhalten, die kritisch sind für den Erfolg eines Services oder Produkts.

Grundsätzlich kann man sagen, dass der Design Sprint ein extrem flexibles Format ist und sich für unterschiedlichste Fragestellungen eignet. Hier ein paar Beispiele, die wir selbst erlebt haben:

Prozess: Eine Bank möchte ihren Beratungsprozess kundenfreundlicher gestalten.

App Design: Ein Automobilhersteller will einen neuen Mobilitätsservice auf den Markt bringen.

UX Design: Ein Produktteam will eine Beratungssoftware neu designen.

Business Modelling: Ein Startup will das sein gesamtes Geschäftsmodell neu ausrichten.

Strategie: Ein Corporate Inkubator will der verschiedene Strategien entwickeln, um einen bestimmten Markt zu erreichen.

Requirements: Eine HR Abteilung will die eine interne Software auf Datenschutz und IT Security Prüfungen vorbereiten.

Exploration: Ein Unternehmen will verstehen, wie sie mit einer neuen Technologie (z.B. Blockchain oder Künstliche Intelligenz) in Zukunft einen Mehrwert für ihre Kunden erzeugen können.

All diese Beispiele waren vom Ablauf her sehr unterschiedlich. Trotzdem sind in einer Woche Ergebnisse entstanden, die in den jeweiligen Unternehmen in der Detailschärfe niemand erwartet hatte.

Im Kern geht es darum die kritischen Annahmen, die über Erfolg oder Misserfolg eines digitalen Services entscheiden, durch Nutzertests zu validieren. Hier spielt der Sprint seine Stärke aus: Oft sind die behandelten Fragestellungen eine Mischung aus einerseits konkreten Produktfragen, die sich zum Beispiel auf Screendesign beziehen, und andererseits abstrakteren, strategischeren Fragestellungen. Der Sprint beschleunigt den Prozess der Beantwortungen dieser Fragestellungen, ohne bereits große Investitionen in App-Entwicklung oder Marketing durchgeführt zu haben. Dafür ist es nicht nötig, Details wie Farben oder Buttongrößen aufwendig zu definieren.

Generell gilt: Alles was man mit etwas Kreativität in einen greifbaren Prototypen überführen und mit Menschen testen kann, kann man auch “sprinten”.

Diese zwei Situationen sollte man mit Vorsicht genießen:

Sinnfindung:
Wenn so gar nicht klar ist, in welche Richtung es geht, besteht die Gefahr, dass der Fokus fehlt. Eine klare Sprintfrage ist also ausschlaggebend für einen erfolgreichen Sprint. Wir empfehlen dafür im Vorhinein einen Framing Workshop von einem Tag durchzuführen, um eine größere Klarheit zu gewinnen.

Detailarbeit oder reine Fleißarbeit:
Wenn es darum geht, Details auszuarbeiten, führt ein Design Sprint nicht zum Ziel. Dann ist es besser, wenn Experten sich der Sache konzentriert annehmen können. Gerade Designspezifizierungen lässt man lieber im Nachgang von Designern durchführen.

Fazit:
Man kann alles von der Unternehmensstrategie bis zum App Design sprinten. Nur wenn die Sprintfrage sehr vage oder reine Fleißarbeit ist, sollte man vorher genauer hinsehen.

Sprints funktionieren immer dann, wenn ein Produkt davon profitiert, dass verschiedene Kompetenzen und Rollen im Unternehmen zusammenkommen. Die Teilnehmer werden zu einem Team und tragen die Kompetenzen aus ihren Fachbereichen bei. Diese Diversität der Kompetenzen führen dazu, dass ein ganzheitliche Lösung gefunden wird und das Team eine gemeinsame Energie für das Produkt bekommt. Diese Situation gibt es in großen und kleinen Unternehmen. Also ja, Sprints funktionieren in allen Unternehmensgrößen.

Was beide Methoden, Scrum und Design Sprints gemeinsam haben: Sie sind wie Kochrezepte. Wenn man bestimmte Schritte befolgt, kommt ein gutes Ergebnis raus. Der Unterschied ist, dass Scrum speziell für Entwicklerteams ausgerichtet ist und in diesem Kontext gut funktioniert. Auch ist es eine Arbeitsweise, die auf langfristige Zusammenarbeit ausgerichtet ist. Design Sprints hingegen sind eine die Sammlung von Methoden, die besonders für cross-funktionale Teams funktionieren. Sie funktionieren als kurzzeitige Zusammenarbeit.

Während Scrum der Rhythmus ist, mit denen das Team fortlaufend arbeiten, ist ein Design Sprint punktuelles Format, in dem kritische Fragen beantwortet werden und das Team auf das gemeinsame Ziel ausgerichtet wird. Damit ergänzen sich die beiden Methoden übrigens recht gut:
Während Scrum einem Team Geschwindigkeit geben kann, erhält es durch einen Design Sprint eine Richtung.

In den meisten Unternehmen kennen Mitarbeiter das Gefühl, wenn wichtige Projekte über Wochen feststecken, nichts richtig vorangeht und es kaum möglich ist, sich auf einzelne Aufgaben zu konzentrieren. Eine Woche lang als cross-funktionales Team voll fokussiert an einer Sache zu arbeiten und Fortschritt zu schaffen, macht Eindruck und fühlt sich gut an. Gerade dieser Kontrast von Unternehmensalltag zu einem Design Sprint ist sicherlich ein Grund für den derzeitigen Erfolg dieses Formats.

In einem Design Sprint wird immer mit Nutzern getestet. Das ist die Essenz. Daher bekommt man immer ungefilterte Einsichten, ob der Prototyp und damit die Idee etwas taugt. Das ist für viele ungewohnt und außerhalb ihrer Komfortzone. Gerade dann ist es umso wertvoller, weil zum Teil Jahre alte Annahmen darüber zu Kundenwünschen in Frage gestellt und neu gedacht werden. Man lernt also sehr viel über das Produkt und ihre Nutzer. Das ist gerade in Zeiten technologischen Umbruchs wichtig. Die 4 bis 5 Tage sind dabei ein Format, das für viele Firmen kurz genug ist, um es unterzubekommen. Gleichzeitig ist es lang genug, um ernsthafte Ergebnisse zu erarbeiten.

Ja das ist möglich! Wichtig ist, dass man Menschen aus den richtigen Bereichen zusammenkommen und sich die nötigen 4-5 Tage in ihren Kalendern freihalten. So viel Aufmerksamkeit bekommt heutzutage in den meisten Unternehmen kaum ein Thema. Bereits durch diesen Fokus und das Konkretisieren der Ideen, werden aus unserer Erfahrung viel bessere Ergebnisse erarbeitet als in üblichen Formaten wie Brainstormings, Meetings oder Telkos. Moderationserfahrung ist natürlich sehr hilfreich und das Buch ist eine Quelle voller Inspiration und guter Ideen, wie man es machen kann. Wir empfehlen jedoch, besonders wenn man selbst im Thema involviert ist, nicht gleichzeitig die Moderationsrolle zu übernehmen, damit man sich ganz thematisch auf den Sprint konzentrieren kann.

Von unserer Seite ein klares Nein. Hält man sich zu sehr ans Buch, wird man als Moderator schnell unflexibel. Die Auswahl an Methoden halten den Anforderungen von spontan auftretenden Situationen in vielen Workshops nicht stand. Daher planen wir jeden Workshop neu und überlegen stets, welche Methoden die Situation gerade braucht. Wir müssen aber auch sagen, dass wir oft selbst überrascht sind, wie ähnlich der Prozess dann doch zum Buch ist. Zusätzlich zum Buch findet man online auch sehr viel Material, Methoden und Hacks, die in bestimmten Situationen oder konkreten Fragestellungen sehr hilfreich sein können.

Unser Rat an jeden Sprint-Organisator: Nehmt euch ruhig vor, euch am Buch zu orientieren, aber seid stets bereit agil vom Plan abzuweichen.

Die wichtigsten Faktoren in der Vorbereitung eines Sprints sind:

EinE EntscheiderIn muss ernannt sein. Ohne EntscheiderIn kann man die nötige Geschwindigkeit im Sprint nicht halten. Konsensdiskussionen rauben Teams die Kraft.

Der Kalender der Teilnehmer muss frei sein. Das Format lebt davon, dass alle Teilnehmer 100% fokussiert und anwesend sind. Wenn einzelne Teilnehmer rein- und rauskommen, kostet das Onboarding viel Kraft. Hier kann es helfen, die Sprinttage auf 6 Stunden zu verkürzen, so dass noch genug Zeit ist, um vorher oder nachher die nötigsten E-Mails und Anrufe zu erledigen. Falls Personen zwar viel Wissen, aber wenig Zeit haben, nutzen wir sie effektiv für Experteninterview für 30-60 Minuten am ersten oder zweiten Tag des Sprints

Ein angenehmer Raum, gutes Material, sowie Wasser und Snacks sind auch wichtig, um sich auf den Sprint zu konzentrieren. Wir empfehlen einige Warm-Ups zu nutzen, um spielerisch in die Tage zu starten und zwischen intensiven Sessions aufzulockern. Wir nutzen gerne das Warm-Up „Jeder fängt jeden“ am ersten Tag, um gut in Fahrt zu kommen und das Bastelspiel „Marshmallow Challenge“ am Prototypingtag, damit alle schnell ins Machen kommen.

Die besten Ergebnisse erhält man in 4 oder 5 Tagen. Wir haben mit ganz unterschiedlichen Längen experimentiert. In 3 Tagen hatten wir einfach nicht genug Zeit, damit das Team sich richtig tief in das Thema einarbeiten konnte. Das Ergebnis bleibt dann oberflächlich und erinnert an viele Design-Thinking-Workshops: viele Ideen werden erarbeitet, die danach ihren Weg zu einem eigenständigen Projekt niemals erreichen. Auch mit längeren Formaten haben wir schlechte Erfahrungen gemacht. 7 Tage sind zu lang, um einen Prototypen zu bauen, der sich auf das Wesentliche reduziert. Nach 5 Tagen ohne Nutzertests beginnt man den Fokus zu verlieren und das Ergebnis wird schwammig. Mit zu viel Zeit verliert man sich in Details und damit das übergeordnete Ziel aus den Augen. Es lohnt sich aber immer die Ergebnisse nach dem Sprint nochmal zu verfeinern, denn dann startet die Detail- und Feinarbeit am Projekt.

Als Faustregel gilt: Ein Sprint sollte nicht kürzer als 4 Tage und nicht länger als eine Woche sein. Es kann aber durchaus sinnvoll sein 2 Sprints hintereinander zu hängen.

• Viele Post-its sind wichtig, um Ideen aus der Gruppe zu sammeln und neu zu kombinieren.
• Viel Wandfläche für Post-its, damit alle Teilnehmer die vielen Ideen gleichzeitig ansehen und bewerten können. Wir haben immer einige Kapa-Boards dabei, falls der Workshopraum nicht genug Fläche hat.
• Wir legen viele Stifte und Marker aus, damit sich daran jeder frei bedienen kann
• Wir haben mittlerweile eine große Sammlung verschiedene Templates für Screens, Value Propositions oder Prozess-Abläufe, um den Teilnehmern beim Sketchen Lust zu machen und ihre Vorstellungskraft auf das spätere Outcome zu fokussieren.
• Wir haben uns einen Reisedrucker zugelegt, um Screensdesigns und andere Prototypen ausdrucken zu können. Ein schönes “nice to have”.

Sprint Teams sollten aus 4-9 Teilnehmer mit möglichst bunt gemischten Hintergründen bestehen. Wir geben unseren Kunden gerne diese Liste mit:

Betroffene
Gerade in großen Firmen scheitern viele Projekte daran, dass die Personen, die ein Projekt später umsetzen oder das Ergebnis nutzen müssen, in der Konzeption nicht einbezogen werden. Der Sprint ist eine gute Gelegenheit, dies zu tun.

Verantwortliche
Im Idealfall sollte feststehen, wer das Projekt später fortführt. Es ist für das ganze Sprintteam frustrierend, wenn nach einer anstrengenden Sprintwoche keiner das Projekt fortführt.

Experten
Fachexperten, deren Expertise die ganze Woche gefragt ist, sollten unbedingt beim ganzen Sprint mitlaufen. Menschen, die aber “nur“ angrenzende Expertise haben oder Erfahrung aus einem Vorprojekt haben, sollten als Experten für kurze Experten-Inputs am ersten Tag des Sprints eingeladen werden.

EntscheiderIn
Es ist unerlässlich, dass die EntscheiderIn über das Produkt am Sprint teilnehmen, um die kritischen Entscheidungen während des Sprints zu treffen. Sonst ist die Gefahr hoch, dass Entscheidungen aus dem Sprint nachträglich revidiert werden und viel Arbeit umsonst gemacht worden ist. Oft ist die EntscheiderIn auch die Projektverantwortliche des Themas und am Ende ohnehin verantwortlich, das Thema weiterzuführen.

Bedenkenträger
Menschen, die einem Projekt mit Bedenken und Vorsicht begegnen, haben oft wertvolle Ideen, wie man bestimmte Hürden und Gefahren von Anfang an umschiffen kann. Wir haben bereits mit dem Betriebsrat oder Datenschutzbeauftragten gesprintet und dort erlebt, wie sie zu Türöffnern werden. Ein Sprint kann so ein sehr motivierender und integrativer Abholer sein.

Macher
Ohne Anpacker im Team kommt der Prototyp nicht zustande.

Wir habe oft gerne jemanden dabei, der sich voll auf den Prototypen konzentrieren kann. Aber es ist kein Muss. Prototypen werden schicker und durchdachter, wenn ein Designer oder eine Designerin mit dabei ist. Aber die Lernwerte, um die es vielen Teams in Sprints geht, kann man auch mit sehr einfachen Prototypen gewinnen. Gute Erfahrungen haben wir zum Beispiel mit Tools wie Powerpoint oder Keynote gemacht. Der Vorteil ist hier, dass Mitarbeiter in Konzernen diese Prototypen nachträglich selbst anpassen und weiter optimieren können. Powerpoint hat einfach fast jeder auf dem Rechner und ist auch gewohnt damit umzugehen. Spezielle Prototyping Tools sind zwar deutlich leistungsfähiger, benötigen aber eine gewisse Einarbeitungszeit und dürfen oft nicht auf Corporate Rechner genutzt werden.

Jeder Sprint besteht aus 5 Phasen.

Jede der Phasen ist wichtig. Es ist ratsam, alle Phasen auf der Agenda zu lassen. Wenn man weniger Zeit hat, sollte man alle Phasen gleichmäßig kürzen.

Montag: Hier sollte man sich die Zeit nehmen, um vom Projektverantwortlichen klar zu hören, welche Unterstützung er benötigt und was er vom Sprintteam erwartet. Ohne die Zielsetzung des Sprints zu besprechen, läuft man in die falsche Richtung. Deswegen sollte man sich zumindest Zeit nehmen, die Langzeitvision des Teams zu hören, alles was bisher passiert ist zu sichten und erst am Ende des Tages die genaue Sprintfrage zu klären. Also die Frage: „Was wollen wir in dieser Woche eigentlich genau erreichen?“

Dienstag: Lösungsideen sind das Fundament eines Sprints. Ohne viele Ideen zu sammeln, wird das Planen und Bauen des Prototyps sehr zäh. Teilnehmer denken dann in alten Strukturen und skizzieren bereits bekannte Lösungen, deren Limitationen sie nur zu gut kennen. Das Brainstorming sollte lang genug gehen, um zumindest 3 verschiedene Lösungswege aufzuzeigen.

Mittwoch: Bevor man am Mittwoch für einen Lösungsweg entscheidet, muss man seine Ideen gut geordnet haben. Ist die Entscheidung nämlich nicht ganz klar, so merkt man am Donnerstag beim Prototyping, dass der Prototyp zu groß wird, weil er zu viele Ideen abbilden soll. Das macht den Donnerstag lang und anstrengend und die Ergebnisse der Nutzertests unklar. Besser ist es, man hat ein klares Commitment für einen gut definierten Lösungsweg. Das macht danach alles einfacher. Sind die Ideen gut geordnet, kann man den Mittwoch etwas abkürzen, aber nur wenn man eine sehr entschiedene EntscheiderIn hat, die keine Hemmungen hat, eine klare Ansage zu machen, was im Prototyp umgesetzt werden soll.

Donnerstag: Hier wird der Prototyp gebaut. Ohne Prototyp gibt es keine Tests und auch keine Lernwerte. Hier sollte man viel Zeit einplanen. Wir kommunizieren diesen Tag meist als „Open End“, damit man genug Zeit hat, in Ruhe alles fertig zu bauen. Die ist für alle Teilnehmer der aufregenste Tag, weil die Ideen zum Leben erwecken.

Freitag: Der Usertest Tag ist der Moment, an dem am meisten Wert entsteht. Mit den Tests findet man Schwachstellen im Prototypen, die noch leicht zu beheben sind. Gleichzeitig sichert man sich mit den Tests gegen massive Fehlinvestitionen ab, da die kritischsten Annahmen hinterfragt und getestet werden. Außerdem zündet man hier den Funken der Begeisterung für die Zeit nach dem Sprint. Zum Teil haben die Teams nach dem Sprint auch sehr viel Redebedarf. Man sollte dafür genug Zeit einplanen und einen genauen Plan haben, wie man die Tests effizient auswertet und diese Auswertung sowie den gesamten Sprint am Anfang der nächsten Woche nochmal reflektieren.

Die Ergebnisse stehen vor Sprintbeginn fest

Wir hatten schon öfter die Situation, dass Teams uns mit den Worten anfragen: „Ich habe vom Vorstand den Auftrag, zu beweisen, dass Idee XY gut ist.“ Können die Teilnehmer wegen Anweisungen „von oben“ nicht mit negativem Nutzerfeedback umgehen, bringt sie ein Sprint in die Bredouille. Was sollen sie ihrer Chefin nach dem Sprint erzählen, wenn Kunden kritisches Feedback äußern?

Ein Sprint kann nur funktionieren, wenn Teilnehmer mit einer aufrichtigen Neugierde antreten können und ergebnisoffen herausfinden wollen, wo die Stärken und Schwächen ihrer Ideen liegen. Dazu gehört auch, während des Sprints den Plan anpassen und liebgewonnene Ideen zu verwerfen.

Denselben Prototyp für interne Präsentationen und Kundentests nutzen.

Wenn das zu erwarten ist, ist es sinnvoll ein kleines Team am Prototyping-Tag oder kurz nach dem Sprint zu beauftragen, an einer Präsentation für andere Stakeholder zu arbeiten. Wir lassen dieses „Präsentationsteam“ dann an einer Vorlage arbeiten, das sehr ähnlich typischer Pitch-Präsentation ist. So entsteht der Prototyp als ein Ergebnis, das man sehr kritisch mit Nutzern abtesten kann und als ein getrenntes, zweites Ergebnis, welches eine unternehmenspolitisch überzeugende Story erzählt.